Politique de confidentialité

Cette page décrit les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par Sovotic, en qualité de responsable de traitement, pour ses propres finalités (prospection commerciale, page de rapport, journal de ciblage, amélioration de la délivrabilité, gestion des clients). Elle est distincte du registre tenu au titre de l'article 30.2 du RGPD pour les traitements réalisés par Sovotic pour le compte de ses clients dans le cadre des Prestations d'audit, décrit sur la liste des sous-traitants ultérieurs.

1. Prospection commerciale B2B

Finalité : prospection commerciale par email auprès de professionnels d'entreprises françaises assujetties au régime d'accessibilité, pour proposer les prestations Sovotic.

Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f du RGPD), en lien direct avec l'activité professionnelle du destinataire.

Catégories de personnes concernées : dirigeants et contacts professionnels d'entreprises cibles. Aucune donnée de particulier au sens grand public.

Catégories de données : nom du dirigeant lorsqu'il est une donnée publique de registre, adresse email professionnelle (générique de type contact@/direction@, ou adresse professionnelle du dirigeant issue d'une source publique), ainsi que des données d'entreprise non personnelles (raison sociale, SIREN, code NAF, URL du site, résultats de l'analyse d'accessibilité). Chaque contact est rattaché à une source précise (URL et date de relevé).

Origine des données : registres publics de réutilisation autorisée (RNE/INPI en open data, SIRENE INSEE), et adresses relevées sur les pages publiques des sites des entreprises ciblées. Les personnes physiques ayant exercé leur opposition à la réutilisation de leurs données au registre national des entreprises, ou ayant par ailleurs manifesté un refus d'être démarchées, sont exclues de la collecte.

Destinataires : le responsable de traitement ; Infomaniak Network SA (Suisse), pour l'hébergement du site et des pages de rapport ; Google Ireland Limited (Google Workspace), pour les boîtes d'envoi et de réception qui conservent les messages sortants et les réponses des prospects ; Smartlead (opéré par 521 Products Pty Ltd, Australie), prestataire d'envoi d'emails, qui recourt lui-même à des sous-traitants ultérieurs pour l'hébergement et la protection des envois (Amazon Web Services, CloudFlare) et pour la vérification de la validité des adresses avant envoi (BulkEmailChecker). La liste à jour des sous-traitants de Smartlead est publiée par ce prestataire : https://helpcenter.smartlead.ai/en/articles/137-smartlead-sub-processors. Stripe et PayPal ne traitent pas les données de ce traitement : ils interviennent uniquement pour la facturation de Sovotic en tant que cliente de Smartlead.

Transferts hors Union européenne : deux transferts interviennent. L'hébergement de la page de rapport, en Suisse, pays couvert par une décision d'adéquation de la Commission européenne (art. 45 du RGPD), sans garantie complémentaire nécessaire. Et le prestataire d'envoi d'emails (521 Products Pty Ltd, Australie) ainsi que ses sous-traitants ultérieurs (États-Unis, Australie), encadrés par les clauses contractuelles types (art. 46 du RGPD), Sovotic étant exportateur des données. Copie des clauses contractuelles types disponible sur demande à contact@sovotic.com.

Durée de conservation : - Prospects sans interaction : 3 ans à compter du dernier contact, puis purge automatique. - Rapports d'analyse des non-répondants : 3 ans, alignés sur la donnée de prospection qu'ils accompagnent. La page de rapport cesse d'être servie à l'expiration. - Échanges email dans les boîtes Google Workspace (réponses de prospects) : 3 ans, purge alignée sur celle du prospect. Une réponse de désinscription est conservée le temps nécessaire à la preuve de la prise en compte. - Opposition à la prospection (désinscription) : conservée sans limite de durée, afin de garantir de ne plus contacter la personne. Seuls l'adresse email et la date sont conservés à cette fin. - Rapports et scans des prospects devenus clients : sortent de ce traitement et relèvent de la gestion des clients (voir plus bas), avec les durées de conservation applicables à ce traitement.

2. Page de rapport (adresse à jeton non devinable)

Le rapport d'analyse produit pour un prospect, et la page qui le publie, ne sont pas traités par Sovotic pour le compte d'un client : ils sont produits avant tout contrat, sur les données d'un prospect qui n'a rien demandé. Sovotic agit ici en responsable de traitement pour ses propres finalités, et non en sous-traitant.

La page de rapport et les fichiers correspondants sont hébergés par Infomaniak Network SA, en Suisse, pays couvert par une décision d'adéquation de la Commission européenne (art. 45 du RGPD). La page n'est ni indexée ni listée, et son adresse n'est pas devinable. Elle est conservée 3 ans, alignée sur la donnée de prospection correspondante, puis n'est plus servie.

3. Journal des décisions de ciblage

Finalité : conserver la preuve, entreprise par entreprise, que le périmètre de prospection a été restreint aux services de commerce électronique destinés aux consommateurs, et justifier chaque décision d'envoi, d'exclusion ou de mise en revue manuelle.

Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f du RGPD), et respect des obligations de loyauté des pratiques commerciales.

Données : identifiant de l'entreprise, date de la décision, classement d'audience, marqueurs textuels relevés sur le site, décision appliquée, auteur de la décision, note libre. Ce journal ne comporte aucune donnée personnelle du prospect : ni nom de dirigeant, ni adresse email. L'auteur d'une décision humaine est en revanche une donnée personnelle interne à Sovotic.

Destinataires : le responsable de traitement uniquement. Aucun transfert.

Durée de conservation : au moins aussi longtemps que les données de prospection auxquelles il se rapporte, soit 3 ans à compter du dernier contact, et jusqu'à extinction des délais de prescription applicables aux pratiques commerciales si ceux-ci sont plus longs.

4. Amélioration de la délivrabilité des emails

Depuis le 13 juillet 2026, les boîtes d'envoi de Sovotic participent au réseau de chauffe de son prestataire d'envoi d'emails : des échanges automatisés, sans contenu commercial, destinés à construire une réputation d'expéditeur avant toute campagne. Ce dispositif est mutualisé entre plusieurs clients du prestataire ; les boîtes correspondantes appartiennent à d'autres clients, non à Sovotic.

Finalité : amélioration de la délivrabilité des courriers électroniques, distincte de la prospection : aucun contenu commercial, aucune sollicitation, aucun destinataire prospect.

Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f du RGPD).

Données : adresses email des boîtes participantes et contenu neutre des messages de chauffe. Aucune donnée n'est collectée ni conservée localement par Sovotic.

Rôle du prestataire : la qualification exacte du prestataire pour cette opération (sous-traitant agissant sur instruction de Sovotic, ou responsable conjoint au sens de l'art. 26 du RGPD) est en cours de clarification par écrit avec le prestataire.

Durée : le temps de la phase de chauffe, sans conservation par Sovotic au-delà.

5. Gestion des clients et de la facturation

Ce traitement couvre les données nécessaires à l'exécution des Prestations commandées et à leur facturation (base légale : exécution du contrat, art. 6.1.b du RGPD), avec le recours envisagé à Stripe pour l'encaissement et à KeyInvoice pour la facturation, sur des durées de conservation légales comptables et fiscales. Cette section de la politique de confidentialité est en cours de rédaction et sera complétée dès que le registre correspondant sera finalisé ; en cas de question avant cette échéance, contactez contact@sovotic.com.

Droits des personnes concernées

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition sur les données vous concernant, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès. Pour la prospection commerciale, l'opposition s'exerce gratuitement et immédiatement par le lien de désinscription présent dans chaque email. Pour toute autre demande, écrivez à contact@sovotic.com.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle : la CNPD au Portugal, autorité de l'établissement du responsable de traitement, ou la CNIL en France.

Sécurité des données

Les données de prospection sont stockées hors du dépôt de code, dans un répertoire non versionné, avec un accès restreint au poste du responsable. Les secrets et clés d'accès sont conservés hors dépôt. La page de rapport est servie en non-indexation, non listée, avec une adresse non devinable, et retirée à l'échéance de sa durée de conservation.

Contact

Pour toute question sur cette politique de confidentialité ou sur l'exercice de vos droits : contact@sovotic.com.